Comment rédiger une facture ?

par JulSa_

Vous êtes auto-entrepreneur, travailleur indépendant, freelance, de profession libérale, artisan… et vous vous sentez perdu(e) face aux complications administratives ? Vous souhaiteriez pouvoir vous concentrer sur votre métier et ne plus perdre de temps avec « toute cette paperasse » ? Vous n’êtes pas le seul ! C’est pourquoi il existe des dizaines de solutions pour vous aider dans la gestion administrative de votre affaire.

Aujourd’hui, nous allons nous intéresser à un document essentiel : la facture.

La facture est-elle obligatoire ?

Oui, la facture est obligatoire pour tous les professionnels, sans exception.

Même pour les particuliers, celle-ci est obligatoire lorsque :

  • L’acheteur en fait la demande
  • La vente se fait dans un autre État (vente par internet)
  • Le prix total est supérieur à 25 euros

Vous pouvez obtenir plus d’informations à ce sujet sur ce site.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

La loi française est très claire sur les mentions obligatoires d’une facture. Celles-ci sont :

  • La date
  • Le numéro de facture
  • L’identité du vendeur, avec ses coordonnées complètes
  • L’identité de l’acheteur, avec ses données complètes dans le cas d’une entreprise (SIRET, numéro de TVA…)
  • La désignation précise des biens ou services
  • Le prix, ainsi que l’éventuelle remise
  • Le taux de TVA appliqué, le prix HT et le prix TTC
  • Les conditions de paiement

Par ailleurs, dans certains cas particuliers, une mention spéciale doit être ajoutée. C’est notamment le cas pour :

  • Les entreprises en franchise de TVA, qui doivent ajouter « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts »
  • Les activités nécessitant une assurance professionnelle. Celle-ci doit être expressément citée dans la facture.

Pour le détail complet des mentions obligatoires, optionnelles et particulières à intégrer à vos factures, le site du gouvernement est la meilleure source d’information, et est régulièrement mis à jour.

Comment créer une facture ?

Il est encore possible d’utiliser un facturier, que vous pouvez trouver dans la plupart des papeteries, et de les faire à la main, comme au bon vieux temps. Cette option n’est cependant pas à privilégier :

  • Elle rend plus difficile la comptabilité
  • Le risque de perdre des documents est important
  • Elle implique la remise en main propre ou par courrier des factures
  • Elle sera bientôt illégale (c’est déjà le cas pour de nombreux types d’entreprises).

Mieux vaut donc utiliser un outil informatique pour créer une facture. Ceux-ci sont simples et donnent à vos factures un aspect professionnel.

Attention, il ne s’agit pas ici de logiciels de comptabilité, bien plus compliqués à utiliser et aux fonctionnalités plus avancées que la simple création de factures.

Comment envoyer une facture ?

Comme nous l’avons vu précédemment, la facture papier est encore autorisée dans certains cas, mais ses jours sont comptés. En 2022, il est donc nécessaire d’établir une facture électronique – qui est par ailleurs reconnue légalement en France depuis 2000 !

Vous avez toujours la possibilité d’imprimer et de remettre ce document en main propre, mais le plus simple est de la transmettre par e-mail.

Note : Il est de plus en plus fréquent de transmettre une facture électronique par messagerie électronique. C’est autorisé mais, en cas de litige, il est plus difficile de démontrer que le client a bel et bien reçu et accepté la facture.

Un expert-comptable est-il nécessaire pour rédiger une facture ?

Non. 

S’il est vrai que tout entrepreneur devrait s’adjuger les services d’un expert-comptable pour s’affranchir des problèmes administratifs, comptables, financiers, sociaux et légaux, il n’est nul besoin de lui demander de l’aide pour émettre une facture.

Ce document, même s’il est extrêmement important car il constitue la base de toute la comptabilité de l’entreprise, est en lui-même très simple.

Dans quelle langue rédiger une facture ?

Une entreprise française doit obligatoirement émettre des factures en français.

Il existe une exception pour les entreprises travaillant à l’international, qui peuvent rédiger des factures dans une autre langue. Mais il est important de savoir que l’administration est en droit de demander une traduction certifiée de ces documents.

Si vous facturez régulièrement des entreprises situées à l’étranger, une facture bilingue peut être une option à envisager pour faciliter leur traitement.

Dans quelle monnaie faire une facture ?

Toute facture doit être faite en euro.

À titre exceptionnel, une facture émise à un client étranger peut être rédigée dans une autre monnaie, à condition que celle-ci soit convertible (dollar américain, livre anglaise etc.). Il n’est donc pas possible d’émettre une facture en cryptomonnaie. Par ailleurs, quelle que soit la devise de la facture, celle-ci devra ensuite être comptabilisée en euros.

Vous avez à présent en main toutes les informations nécessaires pour rédiger vos factures plus rapidement, et ainsi vous concentrer à nouveau sur les tâches centrales de votre métier !

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